Kutoleta Madhara Kunaanzia Mahali Unapohifadhi Data

Mwezi Juni 2025, mkurugenzi mwandamizi kutoka Microsoft Ufaransa aliulizwa chini ya kiapo, mbele ya Seneti ya Ufaransa, kama anaweza kuhakikisha kuwa data ya umma ya Kifaransa iliyohifadhiwa katika vituo vya data vya Microsoft nchini Ufaransa haitakabidhiwa kamwe kwa mamlaka ya Marekani. Hakuweza. Alieleza kuwa Microsoft inapinga maombi hayo pale inapoweza, na kuchapisha takwimu hizo. Lakini hakuna uhakikisho uliopo.

Majibu ya mazungumzo hayo yanaonekana kwa umma.

Hiyo ilikuwa siku ambapo dhana tuliyokuwa tumestarehe nayo ilikufa. Wengi wetu tulikuwa tukifanya kazi kwa dhana ya matumaini kuwa makazi ya data (data residency) yanatosha — ya kuwa ikiwa seva ziko Frankfurt au Paris, wale tunawaleta manufaa walikuwa wamelindwa na shughuli zetu zilikuwa salama. Microsoft na Google zote hutoa huduma za ujenzi wa seva ndani ya Umoja wa Ulaya na zote huchukua suala la kufuata sheria za GDPR kwa uzito. Sehemu hiyo ni ya kweli.

Hakuna upinzani dhidi ya huduma za Marekani hasa. Mimi mwenyewe natumia kadhaa zao na baadhi yake ni bora sana. Lakini tunafanya kazi katika sekta yenye kanuni ya kwanza, na kanuni hiyo ni "Usifanye Harm" (Do No Harm). Mwaka 2026, "Usifanye Harm" huanzia mahali unapohifadhi data yako.

Hatari mbili, si moja

Tunapozungumzia hili, kawaida tunamaanisha siri — ni nani anaweza kusoma orodha zetu za wale tunawaleta manufaa. Hiyo ni ya kweli. Lakini kuna hatari ya pili inayopata umakini mdogo sana na inapiga kwa nguvu zaidi uwanjani: uendelezaji (continuity).

Watoa huduma wa Marekani lazima watiifu kwa Ofisi ya Udhibiti wa Mali za Kigeni (OFAC), na hili ni wasiwasi halisi sana. Mwezi Agosti 2026, viongozi wa Umoja wa Ulaya walilazimika kujitokeza hadharani kuunga mkono Mahakama ya Jinai ya Kimataifa baada ya raundi mpya ya vikwazo vya Marekani. Chombo cha kimataifa kilichopewa mamlaka, kikikabiliwa na hatari ya kukosa huduma kutokana na uamuzi uliofanywa katika mamlaka nyingine kabisa.

Sasa fikiria mantiki hiyo ikitumika kwa ofisi ya nchi. Siku moja tu akaunti ya barua pepe inayoacha kufanya kazi Jumanne kwa sababu timu ya utangamano mahali fulani imetumia kanuni ambayo hukuhusika nawe wala hawezi kurufuu. Hii ni uwezekano halisi zaidi siku hizi.

Hiyo ni hatari ya mpango, na inastahili kuwa kwenye rejista ya hatari kando ya majadiliano ya upatikanaji na mnyororo wa ugavi.

Basi ni nini hasa kilicho kwenye wingu lako?

Anzia hapa, kabla ya majadiliano yoyote kuhusu wauzaji au uhamiaji.

Uliza swali hilo kwa uaminifu: ni nini kilicho ndani? Si kile sera inasema kinapaswa kuwa ndani. Ni kile kilicho ndani hasa.

Kwa uzoefu wangu jibu ni daima lilelile na daima ni baya kuliko ulivyotarajia. Orodha za wale tunawaleta manufaa ziko kwenye Excel kwenye SharePoint. Maelezo ya kesi ziko kwenye hati za Word kwenye OneDrive. Taarifa za ulinzi ziko kwenye mifululizo ya barua pepe. Data ya usajili iko kwenye folda ambayo mtu alitengeneza kwa ajili ya mwitikio wa 2019 na kamwe hakufunga.

Mfumo wa faili hauwezi kufanya kile data ya kesi inachohitaji. Ruhusa ni karibu haiwezekani kuzisimamia vizuri kwa kiwango kikubwa. Mabadiliko hayafuatiliwi kwa njia yoyote inayostahimili ukaguzi. Hakuna nidhamu ya kuhifadhi kwenye arkhivi, hakuna uhifadhi unaotekelezeka kweli, hakuna rekodi yenye maana ya nani aliangalia nini na lini. Kwa data ya ulinzi, historia hiyo ya upatikanaji mara nyingi ndiyo sehemu iliyofanya umiliki huo kuwa na msingi wa kuteteleka tangu mwanzo.

Tuliokoka nayo kwa miaka mingi kwa sababu hakuna aliyeweza kutafuta kwenye yote hayo kwa wakati mmoja.

Hiyo imeisha sasa.

Copilot haikuunda tatizo, lakini imelifanya lionekane.

Copilot na Gemini huleta chochote mtu anayeuliza ana ruhusa ya kuona. Si kile alichokijua anaweza kuona. Ni kile anachoweza kuona.

Wateji wengi wa NGO wana miaka kumi ya upanuzi wa ruhusa. Tovuti zilizoshirikiwa na "kila mtu katika shirika" wakati wa shughuli za dharura. Folda zilirithiwa kutoka kwa mradi uliofungwa. Faili zinazosomika kiufundi na watu mia tatu na kwa vitendo zimezikwa mahali ambapo hakuna mtu angeviona.

Copilot inazichimbua. Afisa wa mpango anayeuliza swali la busasa sasa anaweza kuleta faili ya kesi ya ulinzi ambayo ruhusa zilikuruhusu daima na hakuna mtu aliyewahi kutarajia wangepata.

Na kipengele hiki kilifika kupitia kumbukumbu ya matoleo, si kupatia uamuzi wa ununuzi. Hakuna aliyechagua hili. Lilionekana tu.

Kabla ya kuwezesha msaidizi yeyote wa AI kwenye tenant yako, fanya ukaguzi wa ruhusa. Ni rahisi, huchukua siku si miezi, na ni muhimu iwe utawasha AI au la — kwa sababu mfiduo tayari upo. Copilot iliwasha taa juu yake tu.

Njia ya mkato ambayo haifanyi kazi

Baadhi ya mashirika hufikia kile kinachohisiwa kuwa jibu salama: kuficha utambulisho kupita kiasi (hyper-anonymisation). Ikiwa hatuwezi kulinda data, hatutashikilia data. Ondoa vitambulisho na ulale kwa amani.

Ninaelewa hisia hiyo. Bado ni potofu, kwa sababu tatu.

Kuficha utambulisho kunavunjika. Kutambua tena kutoka kwa sifa zilizochanganywa kumejithibitisha na kunakuwa rahisi kila mwaka. Mahali, kipindi cha umri, muundo wa kaya, tarehe ya msaada — weka vitambulisho dhaifu vingi pamoja kwenye kesi ndogo na utapata jina. Ikiwa seti yako ya data "iliyofichwa utambulisho" itavuja, au Copilot ikaiweka wazi, hujatokoka.

Wafadhili wako hawatakubali. Jaribu kumwelezea mfadhili wa taasisi kuwa hawezi kutambua watu uliowahudumia. Uwajibikaji kwa idadi ya watu walioathirika, uthibitishaji, ukaguzi — yote hayo yanadhania unajua nani alipokea nini.

Na inaharibu uratibu. Bila utambulisho hawezi kuondoa marudio. Huwezi kuepuka mgongano na shirika lingine linalofanya kazi katika wilaya ileile, au na wizara husika, au na kundi (cluster). Kwa hiyo unapata usajili mara mbili mahali pamoja na mapengo mahali pengine. Hiyo si ushindi wa faragha. Ni kushindwa kiutendaji kuna na madhara ya ulinzi, na watu wanaolipa gharama hiyo ndio wale waliokosewa.

Jibu si kushikilia kidogo. Ni kuishikilia kwa njia sahihi.

Hifadhidata za kipekee kwa kesi za kipekee

Hili ni tatizo lililotatuliwa, na lilitatuliwa na sekta yetu wenyewe.

Ikiwa unaendesha mashauriano ya matibabu, unahitaji rekodi ya matibabu ya kielektroniki — si muundo wa folda. Ikiwa unaendesha usimamizi wa kesi ya lishe, DHIS2 ipo na ni kiwango cha kawaida katika wizara nyingi za afya. Zana hizi ni chanzo huria (open source), zimethibitishwa uwanjani kwa kiwango cha taifa, na ziliundwa kwa uthibitishaji, utenganishaji wa majukumu, kurekodi shughuli za ukaguzi na uhifadhi wa arkhivi ambayo data ya kesi inahitaji hasa.

Nina demo zinazofanya kazi ikiwa unataka kuona badala ya kusoma kuhusu: dhis2.baena.info na femr.baena.info.

Lengo si zana hizi mahususi. Lengo ni kuwa zana zilizoundwa kwa ajili ya lengo maalum (purpose-built) hushinda zana za jumla, na kuwa sekta yetu tayari ina chaguzi zilizoundwa kwa ajili ya lengo maalum ambazo mara nyingi tunapuuza na kupendelea folda kwenye SharePoint kwa sababu ilikuwepo tayari.

Mitego miwili njiani kuelekea nje

Mtego wa kwanza: kubadilisha ERP ya kibiashara. Nimeona mashiriki yakifanya mikataba ya utekelezaji wa ERP ya kiwango cha juu au kuwekeza kwa uzito katika ukuzaji wa Power Apps. Bahati njema.

Kutokuelewana kunatokana na muundo. Programu za kibiashara zimejengwa kwa ajili ya uchumi wa biashara, ambao huhesabu na kutoa ankara za mapato. Mashiriki yasiyo ya kiserikali (NGOs) hutumia pesa. Mantiki nzima inakwenda kinyume — ruzuku, mistari ya bajeti, vikwazo vya wafadhili, sifa za kustahiki, na uwasilishaji wa ripoti kulingana na pendekezo. Kila moja ya hayo inapaswa kulazimishwa kwenye mfano wa data uliotengenezwa kwa ajili ya mapato. Inachukua kazi zaidi daima kuliko ilivyokadiriwa, na makadirio hayo ndiyo sababu uliyochagua awali.

Mtego wa pili: kujenga yako mwenyewe kutoka sifuri. Tumeshafika hapa hapo awali. Gharama kubwa sana ya ukuzaji, na kisha utegemezi — leseni ya Oracle, fremu worki miliki — ambayo ilifanya kubadili mkondo katikati ya mradi kuwa haiwezekani. Hivyo shiriki likaendelea mbele na kumwaga pesa nyingine, kwa sababu kusimama kulihisiwa kama kukubali kuwa miaka ya kazi na uwekezaji ilipotea bure. Ukuzaji wa Power Apps uliotolewa nje unaishia mahali palepale, tu kwa njia fupi zaidi.

Kilichobadilika kweli ni gharama ya ujenzi. AI imefanya zana maalum kuwa na gharama nafuu sana kuzalisha. Michakato ya NGOs imekuwa na vipengele vinavyoweza kutenganishwa zaidi kuliko awali. Na hifadhidata za wazi zilizoiva kama PostgreSQL zinamaanisha data yako inabaki inaweza kushirikiana na kuhamishwa badala ya kufungwa ndani ya leseni ya mtu.

Je, unapaswa kuacha Microsoft na Google?

Hapana. Na ninasema hivyo kama mtu anayejitegemea yeye mwenyewe karibu kila kitu.

Kwa shiriki la ukubwa wa kati ambalo limefanya kazi kwenye M365 au Workspace kwa muongo mmoja, kuhamisha miundombinu yote si jambo la kweli na si matumizi mazuri ya rasilimali zako za kisiasa. Barua pepe, nyaraka, utawala wa fedha, rasilimali watu — ziache. Chagua chaguzi za mipaka ya data ya Umoja wa Ulaya, elezea kwa uaminifu kile kilichobaki wazi, na uendelee.

Lakini usiache vilevile. Gawanya tatizo:

• Zana za Ofisi zinabaki. Data ya kesi inahama. Hiyo ndiyo mpaka. Data ya jumla ya shiriki inaweza kukaa na mtoa huduma wako wa sasa. Data ya wanufaika na ya kesi inakwenda kwenye mifumo iliyoundwa mahususi kwenye miundombinu unayodhibiti wewe mwenyewe, katika eneo la kisheria ulilochagua kwa makusudi.

Mambo mawili yanafuata kutoka hapo, na yote mawili yanahusu uendelezaji badala ya siri.

• Kuwa na mpango wa dharura, na uiandike. Ikiwa akaunti ya shiriki lote itakuwa haipatikani kesho, nini kitatokea? Ni nani anayebeba orodha ya mawasiliano ambayo haiko Outlook? Ni ofisi gani ya nchi inayoweza bali kuidhinisha uhamisho wa fedha? Mashiriki mengi hajawahi kuuliza swali hilo. Inachukua mchana mmoja, haigharimu kitu, na ndio kazi ya uhakika wa biashara yenye gharama nafuu zaidi unayoweza kupata.
• Na weka nakazi chini ya mto. Si kila kitu — lakini kumbukumbu, rekodi za usajili, faili za miradi iliyokamilika. Wingu linapaswa kuwa njia ya ziada, si nakala pekee.

Mwezi Machi 2026, Nine PBS, kituo cha utangazaji cha umma huko St. Louis, kilipoteza ufikiaji wa takriban terabaiti 50 za nyenzo zinazohusu miaka sabini ya historia ya televisheni ya ndani. Mtoa huduma wao wa uhifadhi wa wingu alinyamaza, kisha kufilisika. Katika kesi hii, hakukuwa na mtoa huduma mkubwa bali mtoa huduma mdogo maalum ambao walikuwa wamefanyia upya mkataba kila mwaka tangu 2019. Terabaiti hamsini zinaweza kuingia kwenye NAS ya kibiashara kwa bei chini ya bei ya kompyuta ndogo. Hiyo ndiyo somo lote.

Kila shiriki hufanya kazi tofauti, lakini kanuni za msingi zinatumika kwa wote. Dunia inabadilika, na ingawa Huduma ya Wingu ya Kibinadamu iliyounganishwa inaweza kuwa suluhisho hatimaye, ukuzaji wake hauondoi mtu yeyote kutoka kwa majukumu yake ya haraka.

Kuna saa inayopiga kwa yaliyobaki

Ruzuku za Microsoft tayari zimebadilika mara moja. Tarehe 1 Julai 2025, ruzuku za bure za Business Premium na Office 365 E1 kwa mashiriki yasiyo ya faida zilikoma, na kubadilishwa na viti 300 vya bure vya Business Basic na punguzo la hadi asilimia 75. Mashiriki yaliyosubiri hadi tarehe yao ya upya wa mkataba yalidhurika. Somo halihusu bei — bali ni kwamba mfumo wako wote wa uendeshaji ulikuwa umetegemea mchango, si mkataba, na michango hubadilishwa upande mmoja. Mpito huu hauendi sawa kabisa: mashiriki zaidi ya 170,000 yasiyo ya faida yameathirika, na Slate imeuliza kama Microsoft ndiyo ya kulaumu kwa upotevu wa data.

Mabadiliko ya hivi karibuni ya leseni za Microsoft yanaondoa ngazi ya bure ya Business Premium, na kulazimisha NGOs ama kulipa kwa ajili ya programu za kompyuta na usalama wa hali ya juu au kushuka hadi ngazi ya bure ya wavuti pekee ambayo inazuia sana shughuli za uwanja zisizo mtandaoni. Zaidi ya hayo, Microsoft sasa inatekeleza kwa ukali kanuni ya matumizi ya asilimia 85, ambapo kutoshughulikia shughuli za akaunti kwa uthabiti kunaweza kusababisha kufutwa kwa mgawo wote wa leseni zilizochangwa wa shiriki. Leseni hizi zinaposhushwa ngazi au kufutwa, data inayohusiana nazo hufutwa kabisa ndani ya siku 30 hadi 90, na kufanya miundombinu ya uhifadhi wa nakaji iliyojitegemea na inayojitegemea kuwa muhimu kulinda kumbukumbu za taasisi.

Wakati huo huo, Sheria ya Data ya Umoja wa Ulaya inaondoa kabisa gharama za kubadilisha wingu kuanzia tarehe 12 Januari 2027. Mkataba unaosaini robo hii bado utakuwa unaendeshwa tarehe hiyo. Ikiwa utaingiza masharti ya zamani ya kutoka, kufungwa kwa miaka mingi na upya wa kiotomatiki, tarehe ya mwisho itafika na kukukuta bado umefungwa na uchumi ambao ililenga kuvunja.

Ninaandika nakala tofauti kuhusu uhuru wa AI kwa NGOs. Hiyo ni tatizo gumu zaidi, na habari njema ni kwamba hiyo pia ni safu ambapo bado una nafasi ya kusonga. Endelea kutufuatilia.

Ninafanya kazi na mashiriki ya kibinadamu kwenye mifumo ya data, miundombinu yenye uhuru na AI inayotumika. Ikiwa unatazama hili na hujui wapi kuanzia, ukaguzi wa ruhusa ndio hatua ya kwanza na unaweza kuufanya mwenyewe.